Da reunião gravada à ata pronta, sem digitar nada

Toda reunião importante gera duas horas de conversa e, no melhor dos casos, dez minutos de anotação feita por alguém que estava tentando participar ao mesmo tempo. O que se perde não é o resumo — é quem ficou responsável pelo quê, e até quando.

O fluxo abaixo resolve isso em três etapas, todas dentro do CollaborAI, sem digitar a ata.

Etapa 1 — Transcrever o áudio

Grave a reunião pelo recurso da sua ferramenta de videoconferência ou pelo gravador do celular, em qualquer um destes formatos: MP3, M4A, AAC, WAV, OGG, WEBM, MP4 ou MOV — vídeo também serve, a plataforma extrai o áudio.

No menu lateral, acesse Transcrições e faça o upload. O processamento é automático e você acompanha o status. Ao concluir, o texto completo fica disponível para visualizar, copiar ou baixar.

O plano Pro inclui 200 minutos de transcrição por mês — o suficiente para umas seis a oito reuniões de uma hora, se você for seletivo. O plano Free não inclui transcrição.

Dica que muda a qualidade: peça para cada pessoa dizer o nome ao entrar. Transcrição bruta não separa falantes de forma confiável, mas se os nomes aparecem no texto a IA consegue atribuir as falas na etapa seguinte.

Etapa 2 — Transformar a transcrição em ata

Aqui está o pulo do gato. Transcrição bruta é quase inútil: são duas horas de conversa em texto corrido, com “então”, “né” e três pessoas falando por cima. Ninguém lê.

Copie a transcrição para o Chat e peça a estruturação. Um prompt que funciona:

Transforme esta transcrição de reunião em uma ata objetiva, com esta estrutura:

1. CONTEXTO — 2 linhas sobre o objetivo da reunião
2. DECISÕES — o que ficou decidido, uma linha cada, sem justificativa
3. AÇÕES — tabela com: o que fazer | responsável | prazo
4. PENDÊNCIAS — o que ficou sem definição e precisa de nova conversa
5. PONTOS DE ATENÇÃO — riscos ou divergências mencionados

Não invente responsável nem prazo. Se não ficou claro na conversa,
escreva "a definir" e liste em PENDÊNCIAS.

Transcrição:
[cole aqui]

A última instrução é a mais importante. Sem ela, a IA preenche as lacunas com o que parece razoável — e uma ata com responsável inventado é pior que nenhuma ata.

Para reuniões longas, peça ao Neuron que execute como tarefa em segundo plano: o trabalho roda sozinho por até cerca de uma hora e você recebe aviso ao terminar, inclusive por e-mail se tiver fechado o navegador.

Etapa 3 — Virar documento e distribuir

Peça ao Neuron para criar o documento direto da conversa: “crie um documento de texto com esta ata”. Aparece o botão Abrir Documento, e você cai no editor.

O módulo Documentos (menu Produtividade) tem três tipos de arquivo — Texto (editor rico estilo Word), Planilha (estilo Excel) e Apresentação (slides) — com salvamento automático e versionamento a cada salvamento, com histórico e restauração. Dá para exportar em PDF, DOCX, XLSX e PPTX.

Se algo precisar de ajuste, peça a correção no Chat em vez de editar à mão. A IA faz edições cirúrgicas: altera só o trecho pedido e preserva o resto do documento. “No item 3 da tabela de ações, troque o responsável para a Marina e o prazo para 30/09” funciona.

Padronizando: um Especialista de ata

Se você faz isso toda semana, pare de colar o prompt. Crie um Especialista com aquelas instruções salvas — nome, estrutura da ata, tom, e a regra de nunca inventar responsável.

A partir daí o fluxo vira: transcrever → selecionar o Especialista no Chat → colar → pedir o documento. E toda ata da empresa sai no mesmo formato, o que é metade do valor de ter ata.

Vale também vincular uma Base de Conhecimento com o glossário de projetos, siglas internas e nomes de clientes. A transcrição de áudio erra em nome próprio e jargão; com a KB, a IA corrige sozinha na hora de estruturar.

Automatizando o passo seguinte

Um Agente com gatilho de agendamento fecha o ciclo. Configure uma rotina semanal — sexta às 17h, por exemplo — que revise as atas da semana e entregue por e-mail o que continua em aberto:

Liste as ações das atas desta semana que ainda não têm confirmação de conclusão, agrupadas por responsável. Se não houver nenhuma, responda apenas “tudo em dia”.

É a parte que ninguém faz manualmente e que decide se a reunião serviu para alguma coisa.

Os erros que estragam o resultado

Áudio ruim. Sala com eco, microfone longe, várias pessoas ao mesmo tempo. A transcrição é o insumo de tudo — se ela vier ruim, o resto vem ruim. Grave pela ferramenta de videoconferência sempre que possível, porque ela capta cada participante separado.

Colar a transcrição bruta e mandar por e-mail. Ninguém lê duas horas de texto corrido. A etapa de estruturação não é opcional; é ela que gera o valor.

Aceitar a primeira versão sem ler. A IA acerta a estrutura, mas você conhece o contexto. Cinco minutos revisando responsáveis e prazos antes de distribuir evitam a cobrança errada na semana seguinte.

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Para testar hoje: pegue a gravação da última reunião que ficou sem ata, suba em Transcrições e rode o prompt acima. O caso mais convincente é sempre uma reunião de que você lembra — porque aí você consegue avaliar o que a ata pegou e o que passou.