IA para RH: um assistente que responde sobre as políticas da empresa, sem expor dado pessoal
Como o RH monta uma Base de Conhecimento com as políticas internas, cria um Especialista para as dúvidas dos colaboradores e transforma treinamentos gravados em material de consulta, com os cuidados de LGPD que a área exige.
A forma mais segura de usar IA no RH é começar pelas perguntas que se repetem: férias, benefícios, home office, reembolso, banco de horas. Você sobe as políticas internas numa Base de Conhecimento, cria um Especialista que responde a partir delas e compartilha com a empresa. O colaborador pergunta no Chat e recebe a resposta com a regra oficial, a qualquer hora. Dado pessoal fica de fora desde o primeiro dia.
Este guia monta esse assistente em quatro passos e mostra onde estão os limites.
O que entra na base e o que fica de fora
A decisão mais importante vem antes de subir qualquer arquivo. A base vai ser lida por muita gente, então ela recebe só o que todos podem ler.
| Entra | Fica de fora |
|---|---|
| Manual do colaborador e código de conduta | Salários, holerites e planilhas de folha |
| Políticas de férias, home office, viagens e reembolso | Atestados, laudos e qualquer informação de saúde |
| Regras dos benefícios e como solicitar cada um | Avaliações de desempenho e planos individuais |
| Calendário de feriados e do ponto | Processos disciplinares e desligamentos |
| Convenção ou acordo coletivo aplicável | Dados de dependentes e documentos pessoais |
| Perguntas frequentes que o RH já responde | Qualquer arquivo que identifique uma pessoa |
A coluna da direita tem um fundamento legal. A LGPD trata dados de saúde como dados pessoais sensíveis (artigo 5º, II) e exige que o tratamento se limite ao necessário para a finalidade (artigo 6º, III). Um assistente de dúvidas sobre política interna não precisa de nenhum dado pessoal para funcionar.
Passo 1: monte a base de políticas
No menu lateral, abra Conhecimento e clique em Nova Base de Conhecimento. Dê um nome que o time reconheça, como “Políticas de RH 2026”, e escolha o tipo de documento. Para um manual, o tipo de manual técnico funciona bem. Para a lista de perguntas frequentes, use FAQ.
Três cuidados com os arquivos:
- Suba o documento oficial, não um resumo. A resposta fica tão precisa quanto a fonte.
- Uma versão de cada política. Se a política de home office mudou em julho, apague a anterior. Duas versões na mesma base produzem respostas contraditórias.
- Prefira PDF gerado a partir de documento digital. Se você não consegue selecionar o texto do PDF com o mouse, a leitura vai ser pior.
Antes de compartilhar, use o mini-chat da própria base: faça dez perguntas que o RH responde de cabeça e confira as respostas. O guia de Base de Conhecimento traz os formatos aceitos e os limites por plano.
Passo 2: crie o Especialista de dúvidas
Em Especialistas, crie um novo. Na etapa System Prompt, escreva as regras de comportamento. Um modelo para adaptar:
Você responde dúvidas de colaboradores da [EMPRESA] sobre políticas internas.
Fonte: só a base "Políticas de RH 2026". Cite o nome da política e a seção
em que a regra está.
Se a resposta não estiver na base, diga isso com clareza e oriente a pessoa
a falar com o RH pelo [CANAL OFICIAL]. Não complete com o que "costuma ser"
em outras empresas.
Não opine sobre casos individuais: salário, promoção, desligamento,
afastamento ou conflito com gestor vão para o RH, sem análise.
Não peça nem registre dados pessoais. Se a pessoa contar um caso de saúde
ou um problema pessoal, responda só com a regra geral e indique o RH.
Tom: claro, acolhedor e direto. Respostas curtas, com o passo a passo
quando houver um procedimento.Na etapa Configuração, vincule a base em Bases de Conhecimento (Opcional) e escolha a visibilidade. No ambiente Enterprise, Equipe (Minha organização) deixa o Especialista disponível para toda a empresa.
Passo 3: compartilhe com quem precisa
Compartilhar o Especialista não compartilha a base. As duas visibilidades são independentes, e o CollaborAI avisa antes de salvar quando a base ainda está privada. As opções da base mudam conforme o ambiente:
| Opção da base | No Enterprise da empresa | Na conta individual |
|---|---|---|
| Usuários específicos | Colegas buscados por nome ou e-mail no diretório | Pessoas indicadas pelo e-mail completo |
| Público | Toda a organização | Qualquer usuário autenticado do CollaborAI |
Para políticas internas numa conta individual, use Usuários específicos. Na conta individual, Público significa qualquer pessoa com conta no CollaborAI, não só a sua empresa. No Enterprise, Público é a organização, e o administrador pode desligar a publicação ou o compartilhamento para a empresa inteira.
Quem recebe a base só consulta. O leitor não baixa os documentos originais, não vê os fragmentos indexados e não pode editar nem compartilhar de novo. O passo a passo completo, com o aviso de base privada e os limites de leitores, está no guia de especialista com base compartilhada.
Passo 4: transforme treinamentos em material de consulta
A integração de novos colaboradores e os treinamentos internos costumam existir só como gravação. Ninguém assiste de novo para lembrar uma regra. O módulo Transcrições resolve a primeira parte: envie o áudio ou o vídeo (MP3, M4A, WAV, MP4, MOV e outros formatos) e receba o texto completo.
Depois, no Chat, peça para transformar a transcrição em documento de consulta:
Transforme esta transcrição do treinamento de integração em um guia de
consulta, com seções por tema, as regras em lista e uma seção final de
perguntas frequentes. Não inclua nomes de participantes nem exemplos
pessoais contados durante o treinamento.Revise o guia, exporte em DOCX ou PDF e suba na base. O plano Pro inclui 200 minutos de transcrição por mês, e o Enterprise não tem limite. O fluxo da gravação ao documento está detalhado em da reunião gravada à ata pronta.
Duas bases, dois públicos
O arranjo que funciona na maioria das empresas separa o conteúdo por quem pode ler:
- Base geral, para toda a empresa: manual, políticas e benefícios. Alimenta o Especialista de dúvidas.
- Base do time de RH, só com Usuários específicos: procedimentos internos da área, modelos de comunicação, roteiros de entrevista. Sem dado pessoal também, mas com material que não precisa circular.
Revise a lista de leitores da base restrita sempre que alguém muda de área. A revogação vale na próxima consulta, mas não apaga o que a pessoa já leu nas respostas.
O que a política da empresa ainda precisa cobrir
A configuração cuida da base. Três pontos dependem de orientação:
- O que não colar no Chat. Nenhum controle técnico impede alguém de colar um atestado na conversa. Uma página curta, com exemplos do que não vai, resolve mais que um manual longo.
- A memória de cada conta. O CollaborAI guarda o que é relevante das conversas para personalizar as respostas. Cada pessoa pode ver e apagar esses itens em Memória, no menu do avatar. Vale incluir isso na orientação.
- A entrada e a saída de pessoas. No Enterprise com SSO do Google Workspace, o acesso acompanha a conta corporativa: quem é desligado no Workspace perde o acesso ao CollaborAI junto.
Perguntas frequentes
O colaborador consegue baixar os documentos da base?
Não. Quem recebe a base faz perguntas e vê a lista de documentos, mas não baixa os arquivos originais nem os trechos indexados.
Dá para colocar o assistente no WhatsApp?
Para dúvidas internas, o Especialista no Chat é a ferramenta certa: ele trabalha com a pessoa, dentro da conta dela. Agentes no WhatsApp atendem o seu número ou uma lista de números autorizados, e só usam bases próprias ou públicas. A diferença entre os dois está em Especialistas ou Agentes.
E se a resposta estiver errada?
Quase sempre a causa está no documento: uma versão antiga, uma regra ambígua ou a informação que não está escrita em lugar nenhum. Corrija a fonte na base, e a próxima resposta de todo mundo já sai certa.
Quanto custa?
Especialistas são ilimitados no plano Pro, e conversar no Chat não consome créditos. A transcrição usa a cota de minutos do plano. O plano Free tem uma Base de Conhecimento com até 5 documentos, o suficiente para testar com a política mais consultada.
Instruções escondidas num documento podem manipular o assistente?
Os trechos de uma base compartilhada entram na conversa como dados, não como instruções. Mesmo assim, só suba documentos de fonte conhecida. O tema está em prompt injection em agentes de IA.
Comece pela política que mais gera mensagem no RH. Uma base com um documento, um Especialista com as regras acima e cinco colegas testando por uma semana mostram o que falta antes de abrir para a empresa toda.
